Factuur Maken: Verplichte Gegevens, Stappenplan & Gratis Tools 2026

💡 Transparantie: SoftwareKiezer is onafhankelijk. Sommige links in dit artikel zijn affiliate links — als je via deze links iets aanschaft ontvangen wij commissie zonder dat het jou extra kost. Onze scores en aanbevelingen worden NIET beïnvloed door affiliate commissies. Lees onze methodologie voor details.

Een factuur maken doe je door je naam en adres, btw-nummer, KVK-nummer, factuurdatum, factuurnummer, een omschrijving van je dienst en het btw-bedrag op één document te zetten. Je kunt dit gratis in Word of Excel doen, of sneller en foutlozer met facturatiesoftware zoals Moneybird of Jortt. Beide werken direct in de browser.

Wat moet er verplicht op een factuur staan?

De Belastingdienst stelt duidelijke eisen aan een factuur. Mis je een verplicht onderdeel, dan loop je risico bij een controle — dus controleer je factuur altijd voordat je 'm verstuurt.

Bij een factuurbedrag tot en met €100 inclusief btw mag je een vereenvoudigde factuur gebruiken met minder gegevens (bron: belastingdienst.nl, vereenvoudigde factuur). Handig voor kleine bonnetjes, maar bij de meeste zzp-opdrachten geldt gewoon de volledige lijst.

Een factuur maken in vier stappen

Of je nu een Word-sjabloon gebruikt of een los factuurprogramma, het proces komt altijd op hetzelfde neer.

Zet dit stappenplan om in een vaste gewoonte. Dan kost het maken van een factuur je uiteindelijk niet meer dan een paar minuten per opdracht.

Een factuur maken kost je een minuut (met de juiste tool)

Met een Word- of Excel-sjabloon zet je zelf alle velden klaar, en moet je elke keer handmatig het btw-bedrag narekenen. Dat werkt, maar is foutgevoelig en kost tijd bij elke nieuwe factuur.

Facturatiesoftware doet het rekenwerk voor je. Je kiest een klant, vult de omschrijving en het bedrag in, en de btw en het factuurnummer worden automatisch toegevoegd. Bij Moneybird (7,8/10) en Jortt (7,8/10) stuur je een factuur zo vanuit de browser, zonder installatie.

Gratis factuur maken: sjabloon of software?

Je kunt gratis een factuur maken op twee manieren, en het verschil zit vooral in tijd en foutmarge.

Een Word- of Excel-sjabloon kost je niets, maar je vult alle verplichte gegevens zelf in en rekent de btw zelf uit. Bij één of twee facturen per maand is dat prima te doen. Bij meer klanten wordt het al snel foutgevoelig — je vergeet een nummer aan te passen, of rekent het verkeerde btw-tarief.

Een factuurprogramma zoals Moneybird heeft een permanent gratis plan waarin je facturen en offertes kunt maken, inclusief automatische btw-berekening. Je betaalt pas als je meer wilt, zoals een koppeling met een zakelijke betaalrekening.

Gratis plan (Word/Excel)

Geschikt als je af en toe een factuur stuurt en zelf alle controles wilt uitvoeren. Geen automatische nummerreeks, geen herinneringen bij late betaling.

Gratis software (zoals Moneybird)

Geschikt zodra je structureel factureert. Automatische btw-berekening, doorlopende nummerreeks en overzicht van openstaande facturen zonder extra kosten.

Factuur versus offerte: het verschil

Een offerte is een voorstel — je geeft aan wat je gaat leveren en tegen welke prijs, zonder dat er al een verplichting tot betaling is. Pas als de klant akkoord gaat, zet je de afspraken om in een factuur.

Een factuur is wel een officieel, fiscaal document. Hierop staan de verplichte gegevens zoals je btw-nummer en factuurnummer, en de klant is verplicht het gefactureerde bedrag te betalen. Veel facturatiesoftware, waaronder Moneybird, laat je een offerte met één klik omzetten in een factuur zodra de klant akkoord is — zo hoef je de gegevens niet dubbel in te voeren.

Sneller betaald, omdat je klant niets hoeft op te zoeken

Een factuur die onduidelijk of onvolledig is, leidt tot vragen — en vragen leiden tot vertraging in de betaling. Zet daarom altijd duidelijk de betaaltermijn, je rekeningnummer en een heldere omschrijving op de factuur.

Veel facturatieprogramma's voegen automatisch een betaallink of QR-code toe, zodat je klant direct kan betalen zonder zelf je rekeningnummer over te typen. Dat maakt betalen makkelijker, omdat de klant niets hoeft op te zoeken.

Facturatieregels voor zzp'ers in Nederland

Naast de verplichte gegevens gelden er ook regels over wanneer je een factuur moet versturen en hoe lang je deze moet bewaren.

Je stuurt een factuur uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin je de dienst of het product hebt geleverd. Lever je bijvoorbeeld in januari, dan moet de factuur uiterlijk 15 februari verstuurd zijn.

Alle facturen — zowel verstuurd als ontvangen — moet je minimaal 7 jaar bewaren vanwege de fiscale bewaarplicht. Dit geldt ongeacht of je met een Word-sjabloon werkt of met software: bij een controle moet je de onderliggende documenten kunnen tonen.

Let ook op de btw-aangifte zelf. Veel zzp'ers gebruiken de kleineondernemersregeling (KOR) als hun omzet onder de €20.000 per jaar blijft — dan hoef je geen btw te rekenen, maar kun je ook geen btw terugvragen. Handel je met klanten binnen de EU, dan kan een ICP-opgaaf verplicht zijn naast je reguliere btw-aangifte.

Richting Nederlandse overheidsinstanties is e-facturatie al verplicht. Voor facturatie tussen bedrijven onderling (B2B) in Nederland is dat nog niet het geval — hier loopt nog een consultatie, en concrete wetgeving wordt pas eind 2026 verwacht. De Europese ViDA-regels gaan vanaf 2030 gelden voor grensoverschrijdende EU-transacties. Twijfel je of e-facturatie al verplicht is in jouw situatie, check dan de actuele stand op belastingdienst.nl.

💡 Let op: Belastingadvies in dit artikel is algemeen. Raadpleeg je accountant voor specifieke situaties, bijvoorbeeld rond de KOR, ICP-opgaaf of een suppletie bij een foute aangifte.

Welke factuursoftware past bij jou?

De keuze tussen gratis sjablonen en software hangt af van hoeveel facturen je per maand stuurt en of je ook je btw-aangifte geautomatiseerd wilt zien.

Starters en zzp'ers met weinig facturen

Moneybird heeft een permanent gratis plan waarin je facturen en offertes maakt met automatische btw-berekening. Voor wie net begint en nog geen betaald pakket nodig heeft, is dit een logisch startpunt. Bekijk onze review op Moneybird.

Zzp'ers die ook hun aangifte willen automatiseren

Jortt (7,8/10) kost €19,95 per maand en combineert facturatie met een AI Boekhoudbot én de IB- en VPB-aangifte. Dit maakt Jortt geschikt als je naast factureren ook je boekhouding volledig wilt uitbesteden aan software. Zie onze uitgebreide review op Jortt.

Starters met beperkt budget

e-Boekhouden.nl (7,2/10) biedt 15 maanden gratis gebruik voor starters, met een startprijs vanaf €7,95 per maand daarna. Let op: facturatie is hier een los onderdeel dat extra kost. Meer details vind je in onze review van e-Boekhouden.

Zzp'ers die eenvoud boven uitgebreide features zetten

Tellow (7,4/10) heeft een gratis basisversie en een betaald Basis-plan vanaf €12,99 per maand. Geschikt als je een simpele, overzichtelijke tool zoekt zonder overdaad aan functies. Bekijk de review van Tellow.

Prijzen kunnen wijzigen — de actuele bedragen vind je altijd op de bijbehorende reviewpagina's.

Software zoals Moneybird en Jortt voorkomt een deel van deze fouten automatisch, omdat het btw-bedrag en het factuurnummer niet handmatig worden ingevuld.

Factureer je ook aan de overheid, lees dan wat e-facturatie voor jou betekent.

Lees ook onze complete Boekhoudsoftware gids voor een uitgebreid overzicht en stappenplan.

Conclusie: welke manier van factureren past bij jou?

Voor incidentele facturen volstaat een gratis Word- of Excel-sjabloon prima, zolang je zelf scherp controleert op de verplichte gegevens. Factureer je structureel, dan bespaart facturatiesoftware zoals Moneybird of Jortt je tijd dankzij automatische btw-berekening en een doorlopende nummerreeks.

Wil je alle opties naast elkaar zien, inclusief prijzen en features? Vergelijk alle boekhoudsoftware op SoftwareKiezer en kies de tool die past bij hoeveel je factureert en of je ook je aangifte wilt automatiseren.